Sauvegarde et synchronisation de Zoho Docs

Lorsquil sagit de choisir entre Google Docs, Zoho Docs (Writer) ou MS Word Online, la principale préoccupation qui vient à lesprit est la disponibilité de la multiplateforme. Tout ce dont vous avez besoin, cest dune connexion internet décente, et vous pouvez continuer à travailler de presque partout. Et la collaboration est la cerise sur le gâteau.

Vous aurez un sentiment de sécurité supplémentaire si vous savez que vous pouvez vous appuyer sur une sauvegarde si, en raison de circonstances imprévues, vous ne pouvez pas accéder à vos fichiers principaux. Cest une situation triste, mais comme nous le savons tous, cela arrive aux meilleurs dentre nous.

De nos jours, la sauvegarde de vos fichiers hors ligne sur le cloud est presque considérée comme la norme. Et il va sans dire que le contraire est également vrai. Après tout, vous ne voulez pas perdre vos précieuses données.

Heureusement, Zoho Docs vous permet de synchroniser vos fichiers avec des services tels que Dropbox ou vous permet de sauvegarder le fichier Writer sur votre compte Google Drive.

Voyons comment le mettre en route.

Zoho Docs vous permet également de créer votre compte Dropbox. Le seul inconvénient est quil sagit dune synchronisation bidirectionnelle, ce qui signifie que tous les fichiers de votre compte Dropbox seront synchronisés avec Zoho et vice versa.

Pour créer votre compte Dropbox, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Ouvrez Zoho Docs et cliquez sur licône de la boîte de dépôt en haut à droite. Cliquez sur Configurez votre compte Dropbox.

Vous allez maintenant être redirigé vers une nouvelle page de connexion. Il vous suffit dentrer les détails de votre compte Dropbox et de vous connecter.

Étape 2 : Une fois que votre compte est vérifié, vous verrez votre nom dutilisateur de la boîte de dépôt. Cliquez dessus et vous serez redirigé vers la page des paramètres de synchronisation.

Les structures de dossiers de Dropbox et de Zoho Docs safficheront, et il vous suffira de sélectionner le dossier approprié pour votre tâche. Une fois que vous avez fait cela, appuyez sur le bouton “Sync Folders” et vous avez terminé. La synchronisation commencera immédiatement.

Vous pouvez même sélectionner les heures de synchronisation. En fonction de votre priorité, vous pouvez sélectionner la synchronisation continue. Mais, je dirais que vous devriez choisir loption Synchroniser une fois, car elle prend en charge la plupart des choses.

Saviez-vous que Dropbox Paper dispose dune horde de raccourcis clavier pour la mise en forme du texte.

Les choses à retenir

Zoho Docs permet uniquement la synchronisation dun dossier Dropbox. Pour linstant, jai gardé mon dossier Dropbox vide car je ne veux pas de ces fichiers à Zoho. De plus, Zoho ne permet pas la synchronisation des sous-dossiers et des fichiers à lintérieur de ces dossiers.

En outre, si vous supprimez un fichier dans lun ou lautre service, vous devrez supprimer manuellement les fichiers dans lautre service. En effet, Zoho Docs na pas de synchronisation de suppression de fichier, comme le temps décriture.

Synchronisation de Google Drive

Zoho Docs ne vous permet pas de synchroniser des dossiers ou des documents avec Google Drive, techniquement parlant. Au lieu de cela, vous pouvez enregistrer un fichier directement sur le Google Drive. Vous pouvez également utiliser ce processus pour enregistrer des fichiers dans votre dossier Dropbox.

Une fois que vous avez terminé votre travail sur le document (et tous les commentaires dirigés), cliquez sur Fichier> Enregistrer sur dautres lecteurs, et sélectionnez Google Drive dans la liste.

Bien entendu, vous devrez signer et fournir les autorisations nécessaires. Une fois cela fait, vous devriez pouvoir voir tous vos dossiers Google Drive dans la petite fenêtre.

Maintenant, vous pouvez sélectionner ou créer un nouveau dossier pour enregistrer votre fichier. Il suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter à ce dossier”, et votre document sera téléchargé immédiatement.

Lavantage de cette procédure est que vous pouvez choisir le format de votre fichier. Du PDF au DOCX ou à lODT, vous êtes libre de choisir parmi une liste décente doptions. Vous pouvez également ajouter plus dun compte Google Drive. De plus, si vous êtes un peu paranoïaque sur les questions de confidentialité et de sécurité, vous pouvez même supprimer le compte, une fois que vous avez terminé votre travail.

Pour les deux, cliquez sur le menu Options> Supprimer dans la fenêtre Enregistrer dans dautres unités.

Malheureusement, la même fonction nest pas activée pour la présentation Zoho ou le tableur Zoho.

Quen est-il de la sauvegarde hors ligne

Bien que Zoho Docs ne propose pas de méthode native pour sauvegarder des fichiers sur votre PC, il existe une petite solution. Vous pouvez ainsi obtenir des résultats presque similaires. Jai dit similaire et non exact.

Si vous êtes un utilisateur régulier de Zoho Docs, vous devez déjà savoir quil vous permet de télécharger des fichiers sur votre PC. La bonne nouvelle, cest que Zoho Docs vous offre de nombreuses options parmi lesquelles vous pouvez choisir. Ainsi, que vous souhaitiez enregistrer le fichier au format PDF ou au format texte, le choix vous appartient.

Pour ce faire, ouvrez Fichier, cliquez sur Télécharger sous et choisissez lune des options. Vous pouvez également choisir de protéger vos fichiers avec un mot de passe si vous utilisez un ordinateur partagé.

Conseils professionnels : Zoho Writer propose un mode décriture non distrayant appelé Focus Writing. Pour y accéder, cliquez sur Outils> Options de mise en page et modifiez le bouton Rédaction du focus.

Bienvenue à la paix !

Avec une touche de modernité et des outils dédition performants, Zoho Docs est un outil pour tous vos besoins en matière de traitement de texte ou de tableur. De plus, les caractéristiques de la collaboration sont la cerise sur le gâteau. Et une fois que vous aurez trouvé un moyen pratique de sauvegarder tous vos documents importants, je dirais que vous êtes prêt.