Que se passe-t-il lorsque vous envoyez un lien Google Drive

Google Drive permet de partager facilement des fichiers et des dossiers avec dautres personnes. Comme la plupart dentre nous ont déjà un compte Gmail et lutilisent, travailler avec Drive a beaucoup de sens. Une façon de partager est dinviter les utilisateurs par courrier électronique. Un autre moyen est de créer et denvoyer un lien Google Drive.

Que se passe-t-il lorsque vous envoyez un lien Google Drive à quelquun ? Quen est-il de la sécurité et de la confidentialité ? Que se passe-t-il si vous ne voulez plus partager ce fichier ou si vous ne voulez pas que dautres personnes y apportent des modifications ? Google Drive comprend de nombreuses options pour contrôler les autorisations, qui seront examinées ci-dessous.

Commençons.

Partager un fichier ou un dossier via Google Drive est facile. Ouvrez le dossier Google Drive sur votre ordinateur Windows 10 ou Mac, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez envoyer, puis sélectionnez Partager sur Google Drive.

Dans la fenêtre contextuelle ci-dessous, vous pouvez envoyer des invitations par courrier électronique ou cliquer sur “Obtenir un lien à partager” pour copier et coller le lien directement à nimporte quel endroit. Par exemple, les applications de messagerie ou les forums en ligne.

Le processus reste le même pour les utilisateurs de MacOS, Android et iOS, bien quavec des paramètres dinterface utilisateur différents. Voici à quoi ressemble lapplication Android si vous voulez synchroniser vos photos.

Il en va de même pour la version web, qui est accessible à partir dun navigateur.

Précautions à prendre lors de lenvoi du lien Google Drive

Cest important. Vous ne voulez pas regretter une mauvaise décision plus tard. Par prudence, on entend les autorisations de fichier/dossier. Vous pouvez contrôler qui peut accéder à quoi et comment cette personne peut interagir avec lui.

En continuant avec lexemple du point précédent, lorsque vous cliquez sur le lien Partager, vous verrez plus doptions.

Cest là que vous pouvez contrôler non seulement qui a accès au fichier lié, mais aussi dans quelle mesure. Cliquez sur le menu déroulant au-dessus du lien Google Drive pour voir vos options de partage.

La première option est désactivée, dans laquelle seules les personnes directement invitées par courrier électronique peuvent accéder au fichier ou au dossier en question. Le second est . Toute personne ayant le lien peut voir où elle peut voir le fichier mais ne peut pas le modifier ou y apporter des changements. Le troisième est “Toute personne ayant le lien peut modifier” où elle peut également apporter des modifications aux documents ou aux dossiers. Faites votre choix.

Attendez, il y a aussi le bouton More. En cliquant dessus, on fait apparaître un menu caché qui offre un contrôle plus granulaire.

La première option permet à nimporte qui sur Internet daccéder au fichier ou au dossier partagé. Il nest même pas nécessaire dêtre un utilisateur de Google Drive ou de se connecter avec un compte Google. Le lien vers le fichier sera accessible au public.

La deuxième option rendra le lien privé. Cela signifie que toute personne disposant du lien peut y accéder sans sinscrire, mais que ce lien nest pas public et ne peut être recherché.

La troisième option limitera laccès aux personnes qui ont été spécifiquement invitées à consulter le fichier/dossier en question.

Vous avez décidé qui peut accéder au fichier/dossier. Cliquez maintenant sur le menu déroulant Accès juste en dessous pour contrôler sils peuvent seulement le visualiser ou sils peuvent aussi organiser, ajouter ou modifier le fichier/dossier.

Lorsque vous envoyez un lien Google Drive pour un fichier au lieu dun dossier, vous verrez deux options supplémentaires.

Lune dentre elles est lautorisation de commenter, qui permet à lutilisateur de ne commenter que le document. Aucun montage nest autorisé. Une autre option consiste à autoriser/désactiver limpression ou le téléchargement du fichier partagé. Si lutilisateur a la permission de modifier le fichier, il pourra également télécharger ou imprimer le fichier. Là encore, cest pour des raisons de sécurité et de respect de la vie privée.

Enfin, il y a le bouton Avancé.

Cest là que vous pouvez empêcher les éditeurs ou ceux qui ont accès au dossier/fichier dajouter de nouvelles personnes. Si vous leur faites confiance, vous pouvez leur permettre dinviter davantage de personnes à collaborer et à vous aider.

En utilisant une combinaison de ces autorisations, vous pouvez facilement contrôler la manière dont le fichier/dossier est partagé et ce que les autres peuvent en faire.

Pourquoi partager Google Drive Link

Collaboration. Google a adopté une approche “web first” avec Google Drive et toutes les applications qui en font partie. Il vous suffit donc dun navigateur et vous pouvez commencer. Par exemple, vous travaillez sur un rapport avec dautres membres de votre équipe.

Pour les commentaires et les réactions, vous pouvez partager un lien Google Drive avec une autorisation en lecture seule. Vous pouvez alors choisir denvoyer une invitation à vos collègues par courrier électronique ou de partager un lien directement par le biais dapplications de messagerie. Ils peuvent commenter le document avec leurs commentaires si vous les autorisez à le faire.

Si vous êtes co-auteur dun livre/document/rapport, vous enverrez une invitation avec une autorisation dédition et dorganisation pour permettre à dautres personnes de contribuer, de corriger ou dapporter dautres changements si nécessaire.

Ce ne sont là que quelques exemples et lutilisation réelle variera dune personne à lautre. Mais cest ce qui se passe lorsque vous envoyez un lien Google Drive à quelquun. Cela dépend en grande partie de la manière dont vous décidez de lenvoyer et des autorisations dont vous disposez.

La collaboration est le nom du jeu

Vous savez maintenant ce qui se passera lorsque vous enverrez un lien Google Drive à quelquun. Vous pouvez toutefois le partager, où et avec qui vous voulez. Gardez-le pour vous, demandez aux autres de le lire ou collaborez avec dautres personnes en temps réel. Dans tous les cas, vous avez le contrôle total de vos fichiers et dossiers stockés sur Google Drive.